Visites privées de lieux de mariage : Le guide complet
Le choix du lieu de votre mariage est un moment crucial : c’est là que tout commence. Et, même si vous pouvez vous faire une idée en regardant des photos ou des vidéos Instagram, rien ne remplace la magie de découvrir un lieu par vous-même. C’est là que les visites privées entrent en jeu.
Que vous partiez à la découverte d’un château romantique, d’un rooftop moderne ou d’une ferme rustique, tous vos sens seront sollicités, du parfum des fleurs au chant des oiseaux.
Vous est-il déjà arrivé de vous sentir bien immédiatement en arrivant quelque part ? Une visite privée vous permettra de vous imprégner de l’ambiance, et, avec un peu de chance, d’avoir la “révélation”. Préparez-vous à tomber amoureux du lieu de mariage de vos rêves avec notre guide pour tout savoir avant de réserver votre visite privée !
En quoi consiste une visite privée d’un lieu de mariage ?
Comme son nom l’indique, cette modalité de visite est privée et requiert donc une réservation au préalable. Elle est généralement organisée par le coordinateur/la coordinatrice de mariage, le/la responsable événementiel ou le/la chargé-e d’accueil du lieu et comprend une visite complète, notamment les espaces intérieurs et extérieurs ainsi que la salle de réception et de cérémonie le cas échéant. En outre, si un hébergement est proposé sur place, vous visiterez aussi la suite nuptiale et les éventuelles chambres d’hôtes.
Vous visiterez non seulement les lieux, mais ferez également connaissance avec l’équipe. Grâce à une attention exclusive et à une visite personnalisée, vous pourrez vous projeter beaucoup plus facilement et imaginer votre grand jour. Vous aurez l’occasion de poser toutes vos questions, de découvrir les coulisses de l’organisation et de vous faire une idée précise du déroulement de la journée avant d’envisager de réserver.
En règle générale, notamment pour les lieux très prisés et les grands domaines, vous devrez prendre rendez-vous suffisamment à l’avance. En effet, la plupart des établissements ont des jours ou des créneaux horaires spécifiques. Vous pouvez réserver votre visite privée lors d’une journée portes ouvertes ou d’un salon du mariage, via le site Web du lieu qui vous intéresse ou en remplissant le formulaire de messagerie pratique de l’appli Bridebook.
Combien de visites privées devrais-je prévoir ?
C’est à vous et à votre partenaire de décider, en fonction du nombre de lieux qui attirent votre attention et répondent à vos exigences au premier coup d’œil, et du temps qu’il vous faudra pour trouver le lieu idéal. La plupart des couples réservent en moyenne de 3 à 5 visites, mais certains en réservent jusqu’à 10.
À quoi s’attendre lors de la visite privée d’un lieu de mariage ?
Il s’agit de votre première visite ? Ne vous inquiétez pas, on est là pour vous aider ! Poursuivez votre lecture pour savoir exactement à quoi vous attendre lors d’une visite, notamment son déroulement, les personnes présentes et les questions clés à poser.
Comment se préparer à une visite privée ?
Une fois que vous aurez envoyé votre demande de visite, la plupart des lieux de réception vous demanderont de répondre à quelques questions avant de confirmer. Voici les questions les plus habituelles :
- Quelle est la date idéale pour votre mariage ?
- Souhaitez-vous que nous retenions cette date ? Dans certains cas, le lieu peut accepter de retenir une date pendant quelques jours, mais la plupart exigent un contrat signé et le versement d’un acompte pour bloquer la réservation, surtout pour les week-ends en haute saison.
- Quel est votre budget ?
- Quel est le nombre d’invités prévu/souhaité pour la journée et la soirée ?
- Quel type de cérémonie recherchez-vous et souhaitez-vous qu’elle ait lieu sur place ?
Qui organise la visite ?
La visite est généralement organisée et animée par le coordinateur/la coordinatrice de mariage, le/la responsable événementiel ou le/la chargé-e d’accueil de l’établissement. Selon la taille de ce dernier ou la structure de l’équipe, elle peut également être menée par le/la propriétaire du lieu ou un membre expert du personnel. Toutefois, la plupart du temps, il s’agira d’un membre de l’équipe événementielle.
Lors de votre visite, votre hôte vous présentera peut-être les responsables de certaines équipes, comme la restauration, l’hébergement ou la décoration, afin qu’ils vous expliquent leurs spécialités et leur manière de fonctionner. C’est l’occasion pour vous de rencontrer les personnes qui travailleront en coulisses pour donner vie à votre grand jour et concrétiser votre vision.
Attendez-vous à un accueil chaleureux (dans le cas contraire, à fuir !), à une visite guidée des espaces de cérémonie et de réception, et à de nombreuses occasions de poser des questions. Apportez une liste et n’hésitez pas à prendre des notes ou des photos pendant la visite. Gardez l’esprit ouvert et soyez disposés à explorer différentes possibilités. Vous pourriez être surpris !
L’ambiance du lieu est toutefois fondamentale. Si, en entrant, vous ressentez immédiatement que l’endroit ne vous convient pas, n’hésitez pas à le dire et passez à autre chose. De même, si vous tombez sous le charme dès que vous franchissez la porte et que vous savez que c’est le bon, toutes nos félicitations. En matière de lieu de mariage (et d’amour), on croit au coup de foudre chez Bridebook !
« Je crois fermement à l’intuition, et si vous avez un bon pressentiment, écoutez votre instinct. Si vous avez des doutes ou si votre expérience n’a pas été des plus agréables, il vaut généralement mieux passer à autre chose et continuer vos recherches ! », explique Joanna Newell, responsable événementiel à l’Essendon Country Club.
Combien de temps dure la visite privée d’un lieu de mariage ?
Une visite privée peut durer entre 45 minutes et une heure et demie, selon la taille du lieu et le nombre de questions que vous avez. Certaines visites sont rapides et se concentrent sur les points forts, tandis que d’autres sont plus approfondies et vous permettent de vous asseoir autour d’un verre pour discuter de votre vision (et éventuellement des forfaits disponibles avec leurs prix respectifs). La durée de la visite est généralement spécifiée lors de la réservation.
Certains lieux peuvent même vous proposer plusieurs visites. Si vous avez encore des doutes à l’issue de votre première visite, il est judicieux de demander si vous pouvez revenir. Envisagez de demander à visiter le lieu à un autre moment de la journée (la lumière et la météo seront différentes) ou avec une personne dont l’avis compte pour vous, afin d’avoir un regard neuf et de remarquer tout ce que vous auriez pu manquer la première fois. C’est un peu comme les visites immobilières !
Qui pouvez-vous emmener pour visiter un lieu de réception ?
Dans l’idéal (et cela va sans dire), votre partenaire, car il est essentiel qu’il ou elle voie et se fasse une idée du lieu. Cela vous permettra de vous assurer que vous êtes tous les deux sur la même longueur d’onde et de partager votre enthousiasme (ou pas). En outre, votre moitié remarquera peut-être un détail qui vous a échappé ou posera une question pratique à laquelle vous n’aviez pas pensé.
Cela dit, plus on est de fous, plus on rit. De nombreux couples emmènent un parent, un-e témoin ou leur meilleur-e ami-e, quelqu’un de bon conseil et qui connaît parfaitement leurs goûts. Veillez quand même à limiter les accompagnateurs, au risque de compliquer la prise de décision et de vous distraire.
Que verrez-vous lors de la visite privée du lieu de réception ?
Une visite privée vous donne l’occasion de voir, le cas échéant :
- Le lieu principal de la réception
- Le parc/les jardins
- L’espace autorisé pour les mariages
- Les coulisses
- La suite nuptiale
- Les chambres d’hôtes et autres hébergements
- Les principaux espaces pour prendre des photos
- Les parkings et les dispositions prises à cet effet
- Les espaces supplémentaires tels que les salles de préparation et le bar
- Tout autre élément pertinent, y compris les espaces extérieurs tels que les tentes, les orangeries, les vérandas, etc.
En visitant tous ces espaces lors de votre visite, vous vous ferez une bonne idée du déroulement de la journée. Cela vous aidera à repérer les petits détails auxquels vous n’avez peut-être pas encore pensé, comme l’endroit où vous ferez votre entrée (si vous optez pour une cérémonie sur place), l’endroit où les invités prendront le vin d’honneur ou encore l’endroit où vous pourrez organiser vos animations en soirée.
Prenez votre temps, posez toutes les questions que vous voulez et n’hésitez pas à prendre quelques photos ou même à filmer. Cela vous aidera à visualiser le lieu lorsque vous le comparerez avec d’autres candidats par la suite.
Quand pouvez-vous poser des questions lors d’une visite ?
Vous pouvez poser des questions à tout moment pendant la visite. Ne vous sentez pas tenus de les garder pour la fin ou pour une session de questions-réponses spécifique. Si vous avez une question impromptue, n’hésitez pas à la poser, surtout si elle concerne le lieu ou la partie de la journée dont vous discutez.
Votre hôte se tient à votre disposition, et aucune question n’est insignifiante ou idiote. Qu’il s’agisse des horaires, des restrictions du lieu ou de l’emplacement des toilettes (information de la plus haute importance !), poser des questions au fur et à mesure vous aidera à vous faire une idée plus précise de la façon dont votre journée pourrait se dérouler si vous choisissez ce lieu.
Questions clés pour la visite d’un lieu de mariage
Vous vous rendez à votre première visite et vous ne savez pas quoi demander ? Voici quelques questions utiles pour vous aider à obtenir toutes les informations dont vous avez besoin et éviter toute surprise ultérieure.
Questions essentielles
Voici les questions à poser absolument :
- La date que nous souhaitons est-elle disponible ?
- Quel est le nombre minimum et maximum d’invités ?
- Qu’est-ce qui est inclus dans le prix de location du lieu ?
- Y a-t-il des restrictions en matière de décoration, comme les confettis ou les bougies ?
- Y a-t-il des frais supplémentaires ? Par exemple, les retards, les arrivées anticipées, le fait de laisser des décorations sur place, le stationnement de nuit, etc. peuvent entraîner des frais supplémentaires.
- Le lieu est-il à usage exclusif ?
- Pouvons-nous faire appel à nos propres fournisseurs ou y a-t-il une liste de fournisseurs privilégiés ?
- Quelle est l’heure de fin maximale ?
- À quelle heure pouvons-nous arriver pour commencer à nous préparer ?
- Combien y a-t-il de toilettes ?
- Les toilettes sont-elles accessibles aux personnes en fauteuil roulant ?
- Quand aurons-nous accès au bâtiment et quand devrons-nous le quitter ?
- Devons-nous nous charger du ménage le matin, ou le service de nettoyage est-il inclus dans le forfait ?
- Quelles sont les règles et réglementations en matière d’alcool ?
- Avez-vous un exemple de contrat que nous pouvons consulter ?
- Avez-vous de l’expérience avec les restrictions alimentaires ?
- Proposez-vous des options alimentaires halal ou casher ?
- L’hébergement sur place est-il disponible et/ou inclus ?
- Ou existe-t-il un tarif réduit pour l’hébergement ?
- Quels hôtels à proximité recommandez-vous si besoin ?
- Quelles sont les échéances de paiement ?
Ces questions vous aideront à éviter toute mauvaise surprise et vous donneront une idée plus précise du fonctionnement du lieu. Vous n’avez pas besoin de les énumérer d’un coup (ce n’est pas un interrogatoire !). Gardez-les simplement à portée de main sur votre téléphone afin de pouvoir les cocher naturellement au fur et à mesure de la conversation.
Questions complémentaires
Les questions complémentaires sont utiles mais ne sont pas essentielles, ou plus spécifiques à certains lieux. Par exemple :
- Avez-vous un nombre limite de mariages par an ?
- Avez-vous un plan de repli en cas de mauvais temps si nous prévoyons une cérémonie en plein air ?
- Proposez-vous une dégustation avant le grand jour ?
- Avez-vous déjà organisé des mariages similaires au nôtre ? Cette question est particulièrement pertinente pour les mariages de grande ou de petite envergure, ou ceux qui ont une signification culturelle.
- Pouvons-nous revenir avec notre photographe ou notre designer avant le mariage ?
- Avez-vous des recommandations concernant le déroulement de la journée ?
- Y a-t-il une limite ou une restriction en matière de bruit dont nous devons tenir compte ?
- Pouvons-nous laisser nos voitures sur place pendant la nuit, et quand devons-nous les récupérer ?
- Pouvons-nous amener un chien ou un animal de compagnie au mariage ?
- Pouvons-nous diffuser notre propre playlist au lieu de faire appel à un DJ ?
Ces questions trouveront peut-être une réponse au cours de votre visite. Mais si elles restent sans réponse à l’issue de la visite, n’hésitez pas à les soulever.
Comment réserver une visite privée d’un lieu de mariage
Il existe plusieurs façons de réserver une visite, certaines plus simples que d’autres. Les voici :
1) Utiliser l’application Bridebook
L’appli Bridebook est le moyen le plus simple d’organiser une visite. Sur la page “Lieux de réception”, vous verrez peut-être un calendrier pour réserver votre visite directement via le profil Bridebook du lieu (si ce dernier a ajouté ses disponibilités). Dans le cas contraire, vous pouvez simplement demander une visite via un formulaire de demande, en cochant la case “Visite”. L’équipe du lieu vous contactera pour confirmer les détails.
Une fois votre demande initiale envoyée, toutes vos conversations sont conservées dans un emplacement sécurisé (votre onglet Messages), ce qui vous permettra de gérer facilement les réponses, les suivis et les informations relatives aux rendez-vous sans avoir à fouiller dans votre boîte de réception. Vous serez également averti-e de la réponse des établissements contactés, ce qui vous évitera d’avoir à consulter vos messages constamment.
2) Contacter directement le lieu
Vous pouvez également contacter directement le lieu par téléphone ou par e-mail. C’est une option simple, mais qui peut impliquer quelques allers-retours, surtout si vous jonglez entre votre travail, votre vie personnelle et un million d’idées de mariage à la fois. Vous risquez de passer à côté d’une visite ou d’attendre une réponse pendant longtemps, ce qui requiert un peu plus d’organisation.
Si vous recherchez une expérience plus agréable et plus simple, Bridebook se charge du travail fastidieux à votre place.
Dernières étapes après la visite d’un lieu de mariage
Vous avez visité vos lieux de prédilection ? Voici quelques étapes ultérieures pour tirer le meilleur parti du processus.
1) Envoyez un message de suivi
Une fois que vous avez terminé votre visite et pris le temps de digérer les informations, il est important de faire un suivi auprès du ou de la responsable événementiel. Même si vous n’êtes pas tout à fait disposés à vous lancer et à réserver le lieu en question pour votre grand jour, un petit message de remerciement (via vos messages Bridebook) peut faire toute la différence. Cela permet de maintenir le contact et montre que vous envisagez sérieusement de réserver, même si vous n’avez pas encore pris votre décision.
2) Recherchez un hébergement
Il est également judicieux de visiter les environs et de vous faire une idée des possibilités d’hébergement. Les hôtels sont-ils chers ? Y a-t-il beaucoup d’Airbnbs ? Existe-t-il des options pour tous les budgets ?
Si le lieu de mariage dispose de chambres sur place pour vous et vos invités, vérifiez combien sont disponibles, s’il existe un tarif préférentiel et comment vos invités peuvent les réserver. Dans le cas contraire, demandez au lieu une liste des hébergements recommandés à proximité. Cela est particulièrement utile si vous prévoyez un mariage le week-end ou si certains de vos invités viennent de loin.
En vérifiant ces informations à l’avance, vous éviterez les coups de panique de dernière minute. Prenez donc une longueur d’avance en vérifiant les possibilités d’hébergement avant de réserver le lieu.
Réservez votre prochaine visite sur Bridebook
Et voilà, vous êtes fin prêts pour vos visites privées ! Carnet (ou smartphone) à la main, questions prêtes et yeux grands ouverts. Car, visiter un lieu pour votre mariage, ce n’est pas seulement cocher une case sur une liste. C’est ressentir quelque chose. Ce petit déclic qui se produit lorsque vous entrez quelque part et que vous vous dites : « Tiens, on s’y verrait bien. »
C’est le début de votre célébration, le premier endroit où la magie prend vie. Alors, partez à la découverte de ces merveilleux endroits. De ces châteaux de contes de fées, de ces vignobles au soleil couchant, de ces petits restaurants en bord de mer, de ces chalets de montagne, de ces fermes de charme.
Fiez-vous à votre instinct. Imprégnez-vous de tout cela, et profitez du moment. Foi de Bridebook, quand vous trouverez THE lieu de mariage, vous le saurez. Tout comme vous l’avez su avec votre partenaire !
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